Phần liên hệ nên giúp khách truy cập biết rõ bước tiếp theo. Hãy cho họ biết nên dùng kênh nào, thông tin nào hữu ích và điều gì sẽ xảy ra sau khi họ gửi tin nhắn. Cung cấp mọi phương thức liên hệ có thể có đôi khi gây bối rối hơn là chỉ đưa ra một hoặc hai phương thức mà bạn thực sự theo dõi.
Chọn kênh mà bạn có thể duy trì
Hãy dùng email doanh nghiệp công khai, biểu mẫu liên hệ hoặc đường liên kết đến một kênh bên ngoài đã được thiết lập. Kiểm tra kỹ địa chỉ và trang đích. Nếu bạn cung cấp lựa chọn liên hệ qua điện thoại, hãy nêu giờ gọi phù hợp nếu bạn có thể duy trì khung giờ đó. Đừng công khai địa chỉ hoặc số điện thoại cá nhân chỉ vì biểu mẫu có một ô trống.
Chỉ yêu cầu những thông tin cần thiết
Với một yêu cầu thông thường về dịch vụ, có thể chỉ cần tên, cách liên hệ lại và phần mô tả ngắn. Tránh thu thập giấy tờ tùy thân, mật khẩu, thông tin thanh toán hoặc hồ sơ nhạy cảm qua biểu mẫu liên hệ chung trên website. Nếu doanh nghiệp của bạn cần những thông tin đó sau này, hãy tìm cách xử lý phù hợp với tư vấn chuyên môn thay vì thêm nhiều trường vào biểu mẫu công khai.
Giải thích quy trình phản hồi
Hãy cho biết tin nhắn có được xem xét thủ công hay không và tránh hứa về thời gian phản hồi mà bạn không thể đáp ứng. Việc gửi yêu cầu không giữ chỗ một ngày, xác lập mức giá hay xác nhận mua hàng, trừ khi quy trình thực tế của bạn có thực hiện những việc đó. Một câu đơn giản về bước tiếp theo sẽ giúp tránh hiểu lầm.
Kiểm tra toàn bộ quy trình liên hệ
Kiểm tra biểu mẫu hoặc đường liên kết trên điện thoại và máy tính. Với biểu mẫu, hãy kiểm tra xác thực dữ liệu, thông báo xác nhận và nơi chủ sở hữu tìm thấy tin nhắn. Với đường liên kết email, hãy kiểm tra chính xác địa chỉ. Trước khi dựa vào kênh liên hệ dự định sử dụng, hãy nhờ một người không đăng nhập vào các tài khoản của bạn thử gửi liên hệ.
Các yêu cầu công khai qua VollSite gắn với website đã xuất bản và xuất hiện trong không gian làm việc của chủ sở hữu. Yêu cầu dự án Custom là yêu cầu riêng để được xem xét thủ công, không phải báo giá tự động. Hãy dùng từ ngữ rõ ràng để phân biệt yêu cầu từ khách truy cập website với yêu cầu gửi đến VollSite. Thường xuyên kiểm tra hộp thư đến; nếu không còn có thể phản hồi qua kênh đã công bố, hãy đưa website xuống hoặc cập nhật phương thức liên hệ.