En kontaktdel bør gjøre det tydelig hva neste steg er. Fortell besøkende hvilken kanal de skal bruke, hvilken informasjon som er nyttig, og hva som skjer etter at de har sendt en melding. Det kan skape mer forvirring å tilby alle mulige kontaktmåter enn å tilby én eller to metoder du faktisk følger opp.
Velg en kanal du følger opp
Bruk en offentlig e-postadresse for bedriften, et kontaktskjema eller en etablert ekstern kontaktlenke. Test adressen og målet nøye. Hvis du tilbyr kontakt via telefon, oppgi nyttige ringetider når du kan være sikker på at du er tilgjengelig da. Ikke publiser en privat adresse eller et privat telefonnummer bare fordi et skjema har et tomt felt.
Be bare om nødvendig informasjon
For en vanlig henvendelse om en tjeneste kan det holde med navn, en måte å svare på og en kort forklaring. Unngå å samle inn identitetsdokumenter, passord, betalingsinformasjon eller sensitive opplysninger via et generelt kontaktskjema på nettstedet. Hvis bedriften din trenger slik informasjon senere, bør du finne en egnet løsning med profesjonell rådgivning i stedet for å legge til flere felt i et offentlig skjema.
Forklar hvordan du følger opp
Si fra om meldingene blir gjennomgått manuelt, og unngå å love svartider du ikke kan overholde. En henvendelse reserverer ikke en dato, fastsetter ikke en pris og bekrefter ikke et kjøp med mindre det faktisk er slik prosessen din fungerer. En enkel setning om neste steg forebygger misforståelser.
Test hele kontaktløpet
Sjekk skjemaet eller lenken på både mobil og datamaskin. For et skjema bør du kontrollere valideringen, bekreftelsen og hvor eieren finner meldingen. For en e-postlenke bør du kontrollere den nøyaktige adressen. Be noen som ikke er logget på kontoene dine, prøve den tiltenkte kontaktmåten før du baserer deg på den.
Offentlige henvendelser via VollSite er knyttet til det publiserte nettstedet og vises i eierens arbeidsområde. En forespørsel om et skreddersydd nettsted (Custom) er en separat forespørsel som vurderes manuelt, ikke et automatisk pristilbud. Sørg for at formuleringene dine skiller tydelig mellom henvendelser fra besøkende på nettstedet og forespørsler til VollSite. Gå gjennom innboksen regelmessig, og sett nettstedet offline eller oppdater kontaktmåten hvis du ikke lenger kan svare via den annonserte kanalen.