ਸੰਪਰਕ ਸੈਕਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਵਿਜ਼ਿਟਰਾਂ ਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਸੰਪਰਕ ਮਾਧਿਅਮ ਵਰਤਣਾ ਹੈ, ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੰਮ ਆਵੇਗੀ ਅਤੇ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ। ਸੰਪਰਕ ਦੇ ਹਰ ਸੰਭਵ ਤਰੀਕੇ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਨ ਨਾਲ ਉਲਝਣ ਵੱਧ ਸਕਦੀ ਹੈ; ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਅਜਿਹੇ ਤਰੀਕੇ ਦਿਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਸੀਂ ਸੱਚਮੁੱਚ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਉਹ ਸੰਪਰਕ ਮਾਧਿਅਮ ਚੁਣੋ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਚਾਲੂ ਰੱਖ ਸਕੋ
ਜਨਤਕ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਈਮੇਲ, ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਫਾਰਮ ਜਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਵਰਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਬਾਹਰੀ ਸੰਪਰਕ ਲਿੰਕ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਪਤੇ ਅਤੇ ਲਿੰਕ ਦੀ ਮੰਜ਼ਿਲ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਪਰਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ੋਨ ਰਾਹੀਂ ਸੰਪਰਕ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਸਮਿਆਂ ਬਾਰੇ ਦੱਸੋ ਜਦੋਂ ਕਾਲ ਕਰਨਾ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋਵੇ, ਪਰ ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਜਦੋਂ ਉਹ ਸਮੇਂ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋਣ। ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਆਪਣਾ ਨਿੱਜੀ ਪਤਾ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਜਨਤਕ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਖਾਲੀ ਖਾਨਾ ਹੈ।
ਸਿਰਫ਼ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮੰਗੋ
ਆਮ ਸੇਵਾ-ਸਬੰਧੀ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਲਈ ਨਾਮ, ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਵੇਰਵਾ ਕਾਫ਼ੀ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਆਮ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਰਾਹੀਂ ਪਛਾਣ-ਸਬੰਧੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਪਾਸਵਰਡ, ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਰਿਕਾਰਡ ਇਕੱਠੇ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਅਜਿਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਜਨਤਕ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਹੋਰ ਖਾਨੇ ਜੋੜਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਲਾਹ ਲੈ ਕੇ ਢੁਕਵੀਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਓ।
ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਮਝਾਓ
ਦੱਸੋ ਕਿ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੀ ਹੱਥੋਂ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੇ ਅਜਿਹੇ ਸਮੇਂ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਨਾ ਕਰੋ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਪੂਰਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ। ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਭੇਜਣ ਨਾਲ ਕੋਈ ਤਾਰੀਖ਼ ਰਾਖਵੀਂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ, ਕੀਮਤ ਤੈਅ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਜਾਂ ਖਰੀਦ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ—ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਹਾਡੀ ਅਸਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਇਹ ਗੱਲਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਨਾ ਹੋਣ। ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਵਾਕ ਗਲਤਫ਼ਹਿਮੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸੰਪਰਕ ਦੇ ਪੂਰੇ ਰਸਤੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ
ਫ਼ੋਨ ਅਤੇ ਡੈਸਕਟਾਪ ਦੋਵਾਂ ਉੱਤੇ ਫਾਰਮ ਜਾਂ ਲਿੰਕ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਫਾਰਮ ਲਈ, ਭਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਜਾਂਚ, ਪੁਸ਼ਟੀ ਅਤੇ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਸੁਨੇਹਾ ਕਿੱਥੇ ਮਿਲਦਾ ਹੈ—ਇਹ ਸਭ ਵੇਖੋ। ਈਮੇਲ ਲਿੰਕ ਲਈ, ਸਹੀ ਪਤਾ ਜਾਂਚੋ। ਇਸ ਰਸਤੇ ਉੱਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਖਾਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਲੌਗਇਨ ਨਾ ਹੋਏ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਉਣ ਲਈ ਕਹੋ।
VollSite ਨੂੰ ਭੇਜੀਆਂ ਜਨਤਕ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਨਾਲ ਜੁੜੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਮਾਲਕ ਦੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਕਸਟਮ ਵੈੱਬਸਾਈਟ (Custom) ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਹੱਥੋਂ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਬੇਨਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਣਿਆ ਕੀਮਤ-ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਨਹੀਂ। ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਵਿਜ਼ਿਟਰਾਂ ਦੀਆਂ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਅਤੇ VollSite ਨੂੰ ਭੇਜੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਲਿਖਤ ਵਿੱਚ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ। ਆਪਣਾ ਇਨਬਾਕਸ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ ’ਤੇ ਵੇਖੋ ਅਤੇ ਜੇ ਇਸ਼ਤਿਹਾਰਿਤ ਮਾਧਿਅਮ ਰਾਹੀਂ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਸੰਭਵ ਨਾ ਰਹੇ, ਤਾਂ ਸਾਈਟ ਨੂੰ ਆਫ਼ਲਾਈਨ ਕਰੋ ਜਾਂ ਸੰਪਰਕ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ।