מקטע יצירת קשר צריך להבהיר למבקרים מהו הצעד הבא. ציינו באיזה ערוץ להשתמש, איזה מידע יעזור ומה יקרה לאחר שליחת הודעה. הצעת כל דרך אפשרית ליצירת קשר עלולה לבלבל יותר מאשר הצעת דרך אחת או שתיים שאתם עוקבים אחריהן בפועל.
בחרו ערוץ שתוכלו לתחזק
השתמשו בכתובת אימייל עסקית ציבורית, בטופס פנייה או בקישור חיצוני מבוסס ליצירת קשר. בדקו היטב את הכתובת ואת היעד. אם אתם מאפשרים יצירת קשר בטלפון, ציינו שעות מתאימות לשיחות, אם אפשר להסתמך על השעות האלה. אל תפרסמו כתובת או מספר טלפון אישיים רק מפני שבטופס יש שדה ריק.
בקשו רק את המידע המועיל הנחוץ
לפנייה רגילה בנוגע לשירות, ייתכן שיספיקו שם, דרך ליצירת קשר והסבר קצר. הימנעו מאיסוף מסמכי זיהוי, סיסמאות, פרטי תשלום או רשומות רגישות באמצעות טופס פנייה כללי באתר. אם העסק שלכם יזדקק למידע כזה בהמשך, קבעו תהליך מתאים בעזרת ייעוץ מקצועי במקום להוסיף שדות לטופס ציבורי.
הסבירו את תהליך המענה
ציינו אם ההודעות נבדקות ידנית, והימנעו מהבטחת זמני מענה שאינכם יכולים לעמוד בהם. שליחת פנייה אינה שומרת תאריך, קובעת מחיר או מאשרת רכישה, אלא אם זה אכן חלק מהתהליך שלכם. משפט פשוט על הצעד הבא יכול למנוע אי־הבנות.
בדקו את כל התהליך
בדקו את הטופס או הקישור בטלפון ובמחשב שולחני. בטופס, בדקו את אימות הנתונים, את הודעת האישור ואת המקום שבו בעל האתר מוצא את ההודעה. בקישור לאימייל, בדקו את הכתובת המדויקת. בקשו ממישהו שאינו מחובר לחשבונות שלכם לנסות את דרך יצירת הקשר המיועדת, לפני שתסתמכו עליה.
פניות ציבוריות דרך VollSite מקושרות לאתר שפורסם ומופיעות בסביבת העבודה של הבעלים. בקשה לפרויקט אתר בהתאמה אישית (Custom) היא בקשה נפרדת לבדיקה ידנית, ולא הצעת מחיר אוטומטית. הקפידו להבחין בניסוח בין פניות של מבקרי האתר לבין פניות אל VollSite. בדקו את תיבת הדואר הנכנס שלכם בקביעות, והעבירו את האתר למצב לא מקוון או עדכנו את פרטי יצירת הקשר אם אינכם יכולים עוד להשיב דרך הערוץ המפורסם.