Une section de contact doit indiquer clairement la marche à suivre. Précisez aux visiteurs quel moyen de contact utiliser, quelles informations fournir et ce qui se passe après l’envoi d’un message. Proposer tous les moyens de contact possibles peut semer davantage la confusion que d’en proposer un ou deux que vous consultez réellement.
Choisissez un moyen de contact que vous pouvez gérer
Utilisez une adresse e-mail professionnelle publique, un formulaire de demande ou un lien vers un service de contact externe reconnu. Vérifiez soigneusement l’adresse et la destination du lien. Si vous proposez un contact téléphonique, indiquez les heures d’appel utiles, si vous pouvez les respecter régulièrement. Ne publiez pas une adresse personnelle ou un numéro de téléphone personnel simplement parce qu’un formulaire comporte un champ vide.
Demandez uniquement les informations utiles
Pour une demande de service ordinaire, un nom, un moyen de réponse et une brève explication peuvent suffire. Évitez de recueillir des pièces d’identité, des mots de passe, des informations de paiement ou des documents sensibles au moyen d’un formulaire de demande général sur votre site. Si votre entreprise a besoin de telles informations par la suite, mettez en place une procédure adaptée avec l’avis d’un professionnel plutôt que d’ajouter des champs à un formulaire public.
Expliquez le traitement des demandes
Précisez si les messages sont examinés manuellement et évitez de promettre des délais de réponse que vous ne pouvez pas respecter. L’envoi d’une demande ne réserve pas une date, ne fixe pas un prix et ne confirme pas un achat, sauf si votre procédure réelle le prévoit. Une simple phrase sur l’étape suivante permet d’éviter les malentendus.
Testez tout le parcours
Vérifiez le formulaire ou le lien sur un téléphone et un ordinateur. Pour un formulaire, examinez la validation, la confirmation et l’endroit où le propriétaire peut consulter le message. Pour un lien e-mail, vérifiez l’adresse exacte. Demandez à une personne qui n’est pas connectée à vos comptes d’essayer le parcours prévu avant de vous y fier.
Les demandes publiques adressées à VollSite sont associées au site publié et apparaissent dans l’espace de travail du propriétaire. Une demande de projet Custom est une demande distincte soumise à un examen manuel, et non un devis automatique. Dans vos textes, distinguez les demandes des visiteurs du site des demandes adressées à VollSite. Consultez régulièrement votre boîte de réception et mettez le site hors ligne ou actualisez le moyen de contact si vous ne pouvez plus répondre par le canal annoncé.