رابطے کا حصہ اگلا قدم واضح کرے۔ زائرین کو بتائیں کہ کون سا ذریعہ استعمال کریں، کون سی معلومات مفید ہیں اور پیغام بھیجنے کے بعد کیا ہوگا۔ رابطے کے ہر ممکن طریقے کی پیشکش کرنے سے زیادہ الجھن پیدا ہو سکتی ہے، بجائے اس کے کہ ایک یا دو ایسے طریقے دیں جن پر آپ واقعی نظر رکھتے ہیں۔
ایسا ذریعہ منتخب کریں جسے آپ برقرار رکھ سکیں
عوامی کاروباری ای میل، استفسار کا فارم یا کسی مستند بیرونی رابطے کا لنک استعمال کریں۔ پتے اور منزل کی اچھی طرح جانچ کریں۔ اگر آپ فون پر رابطے کی سہولت دیتے ہیں تو فون کرنے کے موزوں اوقات بتائیں، بشرطیکہ ان اوقات پر قابلِ اعتماد طریقے سے دستیاب ہوں۔ صرف اس لیے ذاتی پتہ یا فون نمبر شائع نہ کریں کہ فارم میں ایک خانہ خالی ہے۔
صرف ضروری معلومات مانگیں
عام خدمات سے متعلق استفسار کے لیے نام، جواب دینے کا طریقہ اور مختصر وضاحت کافی ہو سکتی ہے۔ عام ویب سائٹ کے استفسار کے ذریعے شناختی دستاویزات، پاس ورڈ، ادائیگی کی معلومات یا حساس ریکارڈ جمع کرنے سے گریز کریں۔ اگر آپ کے کاروبار کو بعد میں ایسی معلومات درکار ہوں تو عوامی فارم میں مزید خانے شامل کرنے کے بجائے پیشہ ورانہ مشورے کے ساتھ ایک مناسب طریقۂ کار ترتیب دیں۔
جواب دینے کا طریقۂ کار واضح کریں
بتائیں کہ پیغامات کا جائزہ دستی طور پر لیا جاتا ہے یا نہیں، اور جواب دینے کے ایسے وقت کا وعدہ نہ کریں جس پر آپ عمل نہ کر سکیں۔ استفسار بھیجنے سے کسی تاریخ کی بکنگ، قیمت کا تعین یا خریداری کی تصدیق نہیں ہوتی، جب تک آپ کا اصل طریقۂ کار ایسا نہ کرتا ہو۔ اگلے قدم کے بارے میں ایک سادہ جملہ غلط فہمیوں سے بچاتا ہے۔
رابطے کے پورے عمل کو آزمائیں
فارم یا لنک کو فون اور ڈیسک ٹاپ دونوں پر چیک کریں۔ فارم کے لیے اس کی توثیق، تصدیق اور یہ دیکھیں کہ مالک کو پیغام کہاں ملتا ہے۔ ای میل لنک کے لیے درست پتے کی جانچ کریں۔ اس طریقے پر انحصار کرنے سے پہلے اپنے لاگ اِن شدہ اکاؤنٹس سے باہر کسی شخص سے مطلوبہ رابطے کا راستہ آزمانے کو کہیں۔
VollSite پر عوامی استفسارات شائع شدہ ویب سائٹ سے منسلک ہوتے ہیں اور مالک کے ورک اسپیس میں دکھائی دیتے ہیں۔ حسبِ ضرورت ویب سائٹ (Custom) کے پروجیکٹ کی درخواست دستی جائزے کے لیے ایک الگ درخواست ہے، خودکار قیمت کی پیشکش نہیں۔ اپنی عبارت میں ویب سائٹ کے زائرین کے استفسارات اور VollSite کو بھیجی جانے والی درخواستوں کے درمیان فرق واضح رکھیں۔ اپنا اِن باکس باقاعدگی سے دیکھیں، اور اگر مشتہر کردہ ذریعے سے جواب دینا ممکن نہ رہے تو سائٹ عارضی طور پر بند کر دیں یا رابطے کا طریقہ اپ ڈیٹ کریں۔