Een contactsectie moet duidelijk maken wat de volgende stap is. Vertel bezoekers welk kanaal ze kunnen gebruiken, welke informatie nuttig is en wat er gebeurt nadat ze een bericht hebben verstuurd. Alle mogelijke contactmethoden aanbieden kan meer verwarring opleveren dan één of twee methoden aanbieden die je daadwerkelijk bijhoudt.
Kies een kanaal dat je onderhoudt
Gebruik een openbaar zakelijk e-mailadres, een aanvraagformulier of een bestaande externe contactlink. Controleer het adres en de bestemming zorgvuldig. Als je telefonisch bereikbaar bent, vermeld dan handige beltijden als je die betrouwbaar kunt aanhouden. Publiceer geen persoonlijk adres of telefoonnummer alleen omdat een formulier een leeg veld bevat.
Vraag alleen de noodzakelijke informatie
Voor een gewone serviceaanvraag kunnen een naam, een manier om te antwoorden en een korte toelichting voldoende zijn. Verzamel geen identiteitsdocumenten, wachtwoorden, betalingsgegevens of gevoelige dossiers via een algemeen aanvraagformulier op je website. Als je bedrijf zulke informatie later nodig heeft, regel dan met professioneel advies een passend proces in plaats van extra velden aan een openbaar formulier toe te voegen.
Leg uit hoe de afhandeling verloopt
Vertel of berichten handmatig worden beoordeeld en beloof geen reactietijden die je niet kunt waarmaken. Een aanvraag versturen reserveert geen datum, legt geen prijs vast en bevestigt geen aankoop, tenzij je daadwerkelijke proces dat doet. Een eenvoudige zin over de volgende stap voorkomt misverstanden.
Test het volledige traject
Controleer het formulier of de link op een telefoon en een desktopcomputer. Controleer bij een formulier de validatie, de bevestiging en waar de eigenaar het bericht kan vinden. Controleer bij een e-maillink het exacte adres. Vraag iemand die niet is ingelogd op je eigen accounts om de beoogde route te testen voordat je erop vertrouwt.
Openbare aanvragen via VollSite zijn gekoppeld aan de gepubliceerde website en verschijnen in de werkruimte van de eigenaar. Een projectaanvraag voor Website op maat (Custom) is een afzonderlijk verzoek voor handmatige beoordeling, geen automatische offerte. Maak in je bewoordingen onderscheid tussen vragen van websitebezoekers en verzoeken aan VollSite. Controleer je inbox regelmatig en haal de website offline of werk de contactmethode bij als je niet langer kunt reageren via het aangekondigde kanaal.