Sekcja kontaktowa powinna jasno wskazywać, jaki jest kolejny krok. Powiedz odwiedzającym, z jakiego kanału kontaktu skorzystać, jakie informacje będą przydatne i co się stanie po wysłaniu wiadomości. Udostępnienie wszystkich możliwych metod kontaktu może wprowadzać większe zamieszanie niż podanie jednej lub dwóch, które faktycznie obsługujesz.
Wybierz kanał, który obsługujesz
Podaj publiczny adres e-mail firmy, formularz zapytania lub sprawdzony link do zewnętrznego kanału kontaktu. Dokładnie przetestuj adres i miejsce docelowe linku. Jeśli umożliwiasz kontakt telefoniczny, podaj godziny, w których można dzwonić, o ile możesz ich dotrzymać. Nie publikuj prywatnego adresu ani numeru telefonu tylko dlatego, że formularz ma puste pole.
Proś tylko o niezbędne informacje
W przypadku zwykłego zapytania o usługę mogą wystarczyć imię i nazwisko, sposób kontaktu zwrotnego i krótki opis sprawy. Nie zbieraj za pośrednictwem ogólnego formularza na stronie dokumentów tożsamości, haseł, informacji o płatnościach ani poufnych danych. Jeśli Twoja firma będzie później potrzebować takich informacji, po uzyskaniu profesjonalnej porady ustal odpowiednią procedurę zamiast dodawać kolejne pola do publicznego formularza.
Wyjaśnij, jak przebiega odpowiedź
Napisz, czy wiadomości są sprawdzane ręcznie, i nie obiecuj terminów odpowiedzi, których nie możesz dotrzymać. Wysłanie zapytania nie rezerwuje terminu, nie ustala ceny ani nie potwierdza zakupu, chyba że faktycznie tak działa Twoja procedura. Proste zdanie o kolejnym kroku pozwala uniknąć nieporozumień.
Przetestuj całą ścieżkę kontaktu
Sprawdź formularz lub link na telefonie i komputerze. W przypadku formularza sprawdź walidację, potwierdzenie wysłania i miejsce, w którym właściciel znajdzie wiadomość. W przypadku linku do e-maila sprawdź dokładny adres. Zanim zaczniesz polegać na danym sposobie kontaktu, poproś kogoś, kto nie jest zalogowany na Twoje konta, aby go przetestował.
Publiczne zapytania w VollSite są powiązane z opublikowaną stroną i pojawiają się w obszarze roboczym właściciela. Zgłoszenie projektu Custom to osobna prośba o ręczną weryfikację, a nie automatyczna wycena. W treści jasno odróżnij zapytania od odwiedzających stronę od próśb kierowanych do VollSite. Regularnie sprawdzaj skrzynkę odbiorczą, a jeśli nie możesz już odpowiadać za pośrednictwem reklamowanego kanału, wyłącz stronę lub zaktualizuj dane kontaktowe.