Bir iletişim bölümü, ziyaretçilerin sonraki adımda ne yapacağını açıkça göstermelidir. Hangi kanalı kullanacaklarını, hangi bilgilerin işe yarayacağını ve mesaj gönderdikten sonra ne olacağını belirtin. Takip ettiğiniz bir veya iki yöntemi sunmak yerine olası her iletişim yöntemini sunmak kafa karışıklığına yol açabilir.
Takip edebileceğiniz bir kanal seçin
Herkese açık bir işletme e-posta adresi, iletişim formu veya bilinen bir harici iletişim bağlantısı kullanın. Adresi ve yönlendirdiği yeri dikkatle test edin. Telefonla iletişim seçeneği sunuyorsanız, güvenilir biçimde belirleyebildiğiniz saatleri açıklayın. Bir formda boş alan bulunuyor diye kişisel adresinizi veya telefon numaranızı yayımlamayın.
Yalnızca gerekli bilgileri isteyin
Sıradan bir hizmet talebi için ad, yanıtlanabilecek bir iletişim yöntemi ve kısa bir açıklama yeterli olabilir. Genel bir web sitesi formu aracılığıyla kimlik belgesi, şifre, ödeme bilgisi veya hassas kayıtlar toplamayın. İşletmeniz bu bilgilere daha sonra ihtiyaç duyuyorsa herkese açık forma daha fazla alan eklemek yerine profesyonel danışmanlık alarak uygun bir süreç belirleyin.
Yanıt sürecini açıklayın
Mesajların elle incelenip incelenmediğini belirtin ve yerine getiremeyeceğiniz yanıt süreleri vaat etmeyin. Gerçek süreciniz böyle işlemiyorsa talep göndermek bir tarihi rezerve etmez, fiyat belirlemez veya satın alımı onaylamaz. Sonraki adımı açıklayan basit bir cümle yanlış anlaşılmaları önler.
İletişim yolunun tamamını test edin
Formu veya bağlantıyı telefonda ve masaüstü bilgisayarda kontrol edin. Bir form kullanıyorsanız doğrulamayı, onay mesajını ve site sahibinin mesajı nerede bulacağını inceleyin. E-posta bağlantısı kullanıyorsanız adresin tam olarak doğru olduğunu kontrol edin. Bu yönteme güvenmeden önce, kendi oturum açmış hesaplarınızın dışından birinden belirlediğiniz yolu denemesini isteyin.
VollSite’a gönderilen herkese açık talepler yayımlanan web sitesine bağlıdır ve site sahibinin çalışma alanında görünür. Özel web sitesi (Custom) proje talebi, otomatik bir fiyat teklifi değil, ayrı bir manuel inceleme talebidir. Web sitesi ziyaretçilerinden gelen taleplerle VollSite’a gönderilen talepleri kullandığınız ifadelerde birbirinden ayırın. Gelen kutunuzu düzenli olarak kontrol edin; tanıtılan kanaldan artık yanıt veremiyorsanız siteyi çevrim dışı bırakın veya iletişim yöntemini güncelleyin.