Μια ενότητα επικοινωνίας πρέπει να κάνει το επόμενο βήμα προβλέψιμο. Ενημερώστε τους επισκέπτες ποιο κανάλι να χρησιμοποιήσουν, ποιες πληροφορίες είναι χρήσιμες και τι συμβαίνει αφού στείλουν ένα μήνυμα. Η προσφορά κάθε δυνατού τρόπου επικοινωνίας μπορεί να προκαλέσει μεγαλύτερη σύγχυση από την προσφορά μίας ή δύο μεθόδων τις οποίες πράγματι παρακολουθείτε.
Επιλέξτε ένα κανάλι που μπορείτε να διατηρείτε
Χρησιμοποιήστε ένα δημόσιο επαγγελματικό email, μια φόρμα ερωτημάτων ή έναν καθιερωμένο εξωτερικό σύνδεσμο επικοινωνίας. Ελέγξτε προσεκτικά τη διεύθυνση και τον προορισμό. Αν προσφέρετε επικοινωνία μέσω τηλεφώνου, αναφέρετε χρήσιμες ώρες κλήσης, εφόσον μπορείτε να τις τηρείτε με συνέπεια. Μη δημοσιεύετε προσωπική διεύθυνση ή αριθμό τηλεφώνου απλώς και μόνο επειδή μια φόρμα έχει ένα κενό πεδίο.
Ζητήστε μόνο τις απολύτως χρήσιμες πληροφορίες
Για ένα συνηθισμένο ερώτημα σχετικά με μια υπηρεσία, μπορεί να αρκούν ένα όνομα, ένας τρόπος απάντησης και μια σύντομη περιγραφή. Αποφύγετε να συλλέγετε έγγραφα ταυτοποίησης, κωδικούς πρόσβασης, στοιχεία πληρωμής ή ευαίσθητα αρχεία μέσω μιας γενικής φόρμας επικοινωνίας του ιστότοπου. Αν η επιχείρησή σας χρειαστεί τέτοιες πληροφορίες αργότερα, οργανώστε την κατάλληλη διαδικασία με επαγγελματική καθοδήγηση, αντί να προσθέσετε περισσότερα πεδία σε μια δημόσια φόρμα.
Εξηγήστε τη διαδικασία απάντησης
Αναφέρετε αν τα μηνύματα εξετάζονται χειροκίνητα και αποφύγετε να υποσχεθείτε χρόνους απάντησης που δεν μπορείτε να τηρήσετε. Η αποστολή ενός ερωτήματος δεν δεσμεύει ημερομηνία, δεν καθορίζει τιμή και δεν επιβεβαιώνει αγορά, εκτός αν πράγματι προβλέπεται κάτι τέτοιο από τη διαδικασία σας. Μια απλή πρόταση για το επόμενο βήμα αποτρέπει τις παρεξηγήσεις.
Δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδρομή
Ελέγξτε τη φόρμα ή τον σύνδεσμο από κινητό και υπολογιστή. Για μια φόρμα, ελέγξτε την επικύρωση, την επιβεβαίωση και το πού βρίσκει ο ιδιοκτήτης το μήνυμα. Για έναν σύνδεσμο email, ελέγξτε την ακριβή διεύθυνση. Ζητήστε από κάποιον που δεν είναι συνδεδεμένος στους δικούς σας λογαριασμούς να δοκιμάσει τη διαδρομή που προορίζεται για τους επισκέπτες, προτού βασιστείτε σε αυτήν.
Τα δημόσια ερωτήματα μέσω του VollSite συνδέονται με τον δημοσιευμένο ιστότοπο και εμφανίζονται στον χώρο εργασίας του ιδιοκτήτη. Ένα αίτημα για έργο Custom είναι ξεχωριστό αίτημα για χειροκίνητο έλεγχο και όχι αυτόματη προσφορά. Χρησιμοποιήστε σαφή διατύπωση ώστε να ξεχωρίζουν τα ερωτήματα των επισκεπτών του ιστότοπου από τα αιτήματα προς το VollSite. Ελέγχετε τακτικά τα εισερχόμενα και θέστε τον ιστότοπο εκτός σύνδεσης ή ενημερώστε τον τρόπο επικοινωνίας, αν δεν μπορείτε πλέον να απαντάτε μέσω του διαφημιζόμενου καναλιού.