Bagian kontak sebaiknya membuat langkah berikutnya mudah dipahami. Beri tahu pengunjung saluran yang harus digunakan, informasi apa yang berguna, dan apa yang terjadi setelah mereka mengirim pesan. Menawarkan semua metode kontak yang tersedia bisa lebih membingungkan daripada menyediakan satu atau dua metode yang benar-benar Anda pantau.
Pilih saluran yang dapat Anda kelola
Gunakan email bisnis publik, formulir pertanyaan, atau tautan kontak eksternal yang sudah dikenal. Uji alamat dan tujuan tautan dengan saksama. Jika Anda menyediakan kontak melalui telepon, jelaskan jam yang tepat untuk menelepon jika Anda dapat memastikan jam tersebut. Jangan cantumkan alamat atau nomor telepon pribadi hanya karena formulir memiliki kolom kosong.
Minta informasi minimum yang diperlukan
Untuk pertanyaan layanan biasa, nama, cara untuk menghubungi kembali, dan penjelasan singkat mungkin sudah cukup. Hindari mengumpulkan dokumen identitas, kata sandi, informasi pembayaran, atau catatan sensitif melalui formulir pertanyaan umum di situs. Jika bisnis Anda nantinya memerlukan informasi seperti itu, siapkan proses yang sesuai dengan saran profesional, alih-alih menambahkan lebih banyak kolom ke formulir publik.
Jelaskan proses tanggapan
Sampaikan apakah pesan ditinjau secara manual dan hindari menjanjikan waktu tanggapan yang tidak dapat Anda penuhi. Mengirim pertanyaan tidak berarti tanggal telah dipesan, harga telah ditetapkan, atau pembelian telah dikonfirmasi, kecuali memang demikian proses Anda. Kalimat sederhana tentang langkah berikutnya dapat mencegah kesalahpahaman.
Uji seluruh proses
Periksa formulir atau tautan di ponsel dan komputer. Untuk formulir, periksa validasi, konfirmasi, dan tempat pemilik menemukan pesan. Untuk tautan email, periksa alamat yang digunakan. Minta seseorang yang tidak sedang masuk ke akun Anda untuk mencoba proses tersebut sebelum Anda mengandalkannya.
Pertanyaan publik di VollSite terkait dengan situs web yang telah diterbitkan dan muncul di ruang kerja pemilik. Permintaan proyek Custom adalah permintaan terpisah untuk ditinjau secara manual, bukan penawaran harga otomatis. Bedakan dengan jelas dalam tulisan Anda antara pertanyaan dari pengunjung situs dan permintaan kepada VollSite. Periksa kotak masuk secara berkala dan nonaktifkan situs atau perbarui metode kontak jika Anda tidak lagi dapat merespons melalui saluran yang dicantumkan.