સંપર્ક વિભાગમાં આગળનું પગલું સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ. મુલાકાતીઓને જણાવો કે કઈ રીતથી સંપર્ક કરવો, કઈ માહિતી ઉપયોગી છે અને સંદેશ મોકલ્યા પછી શું થશે. તમે ખરેખર જે એક કે બે રીતથી આવતા સંદેશા તપાસો છો તે આપવાને બદલે સંપર્કની દરેક સંભવિત રીત આપવાથી વધુ ગૂંચવણ ઊભી થઈ શકે છે.
તમે જાળવી શકો એવી સંપર્ક રીત પસંદ કરો
જાહેર વ્યવસાયિક ઇમેઇલ, પૂછપરછ ફોર્મ અથવા પહેલેથી સ્થાપિત બાહ્ય સંપર્ક લિંકનો ઉપયોગ કરો. સરનામું અને લિંક જ્યાં લઈ જાય છે તે કાળજીપૂર્વક તપાસો. જો ફોન દ્વારા સંપર્કની સુવિધા આપો, તો તે સમય વિશ્વસનીય હોય ત્યારે ફોન કરવા માટેના અનુકૂળ કલાકો જણાવો. ફોર્મમાં ખાલી જગ્યા છે એટલા માટે જ વ્યક્તિગત સરનામું કે ફોન નંબર જાહેર ન કરો.
ઉપયોગી હોય એટલી જ જરૂરી માહિતી માગો
સામાન્ય સેવા-સંબંધિત પૂછપરછ માટે નામ, જવાબ મેળવવાની રીત અને ટૂંકી સમજૂતી પૂરતી હોઈ શકે છે. સામાન્ય વેબસાઇટ પૂછપરછ દ્વારા ઓળખના દસ્તાવેજો, પાસવર્ડ, ચુકવણીની માહિતી અથવા સંવેદનશીલ રેકોર્ડ એકત્ર કરવાનું ટાળો. જો તમારા વ્યવસાયને આવી માહિતીની પછી જરૂર પડે, તો જાહેર ફોર્મમાં વધુ ફીલ્ડ ઉમેરવાને બદલે વ્યાવસાયિક સલાહ લઈને યોગ્ય પ્રક્રિયા ગોઠવો.
જવાબ આપવાની પ્રક્રિયા સમજાવો
સંદેશાઓની જાતે સમીક્ષા થાય છે કે નહીં તે જણાવો અને તમે પૂરી ન કરી શકો એવા જવાબના સમયનું વચન આપવાનું ટાળો. તમારી વાસ્તવિક પ્રક્રિયામાં એવું ન થતું હોય તો પૂછપરછ મોકલવાથી કોઈ તારીખ અનામત થતી નથી, કિંમત નક્કી થતી નથી કે ખરીદીની પુષ્ટિ થતી નથી. આગળનું પગલું સમજાવતું એક સરળ વાક્ય ગેરસમજ અટકાવે છે.
સંપર્કની સંપૂર્ણ પ્રક્રિયા અજમાવો
ફોન અને ડેસ્કટોપ બંને પર ફોર્મ અથવા લિંક તપાસો. ફોર્મ માટે, તેમાંની માન્યતા-ચકાસણી, પુષ્ટિ અને માલિકને સંદેશ ક્યાં મળે છે તે તપાસો. ઇમેઇલ લિંક માટે, ચોક્કસ સરનામું તપાસો. તેનો આધાર રાખતાં પહેલાં, તમારા પોતાના લૉગિન કરેલા એકાઉન્ટની બહારની કોઈ વ્યક્તિને તમે નક્કી કરેલો સંપર્ક માર્ગ અજમાવવા કહો.
VollSite પર જાહેર પૂછપરછ પ્રકાશિત વેબસાઇટ સાથે જોડાયેલી હોય છે અને માલિકના કાર્યસ્થળમાં દેખાય છે. કસ્ટમ પ્રોજેક્ટની વિનંતી મેન્યુઅલ સમીક્ષા માટેની અલગ વિનંતી છે, આપમેળે મળતું ભાવપત્રક નથી. તમારી ભાષામાં વેબસાઇટ મુલાકાતીઓની પૂછપરછ અને VollSiteને કરેલી વિનંતીઓને અલગ રાખો. તમારું ઇનબૉક્સ નિયમિત તપાસો અને જાહેરાત કરેલી સંપર્ક રીતથી હવે જવાબ આપી ન શકો તો સાઇટ ઑફલાઇન કરો અથવા સંપર્કની રીત અપડેટ કરો.