بخش تماس باید مرحله بعد را قابل‌پیش‌بینی کند. به بازدیدکنندگان بگویید از کدام راه ارتباطی استفاده کنند، چه اطلاعاتی مفید است و پس از ارسال پیام چه اتفاقی می‌افتد. ارائه همه روش‌های تماس ممکن است بیشتر از ارائه یک یا دو روشی که واقعاً پیگیری می‌کنید، باعث سردرگمی شود.
راهی را انتخاب کنید که پیگیری می‌کنید
از یک ایمیل عمومی کسب‌وکار، فرم درخواست یا پیوند تماس خارجیِ معتبر استفاده کنید. نشانی و مقصد را با دقت آزمایش کنید. اگر امکان تماس تلفنی را فراهم می‌کنید، در صورتی که ساعات پاسخ‌گویی مشخص و قابل‌اعتماد هستند، ساعات مناسب تماس را توضیح دهید. فقط به این دلیل که یک فرم فیلد خالی دارد، نشانی یا شماره تلفن شخصی خود را منتشر نکنید.
فقط اطلاعات ضروری را بخواهید
برای یک درخواست معمول درباره خدمات، ممکن است نام، راهی برای پاسخ‌گویی و توضیحی کوتاه کافی باشد. از جمع‌آوری مدارک هویتی، گذرواژه‌ها، اطلاعات پرداخت یا سوابق حساس از طریق یک فرم عمومی درخواست در وب‌سایت خودداری کنید. اگر کسب‌وکار شما بعداً به چنین اطلاعاتی نیاز دارد، به‌جای افزودن فیلدهای بیشتر به فرم عمومی، با راهنمایی حرفه‌ای فرایندی مناسب ترتیب دهید.
فرایند پاسخ‌گویی را توضیح دهید
بگویید پیام‌ها به‌صورت دستی بررسی می‌شوند یا نه و از وعده‌دادن زمان پاسخ‌گویی‌ای که نمی‌توانید رعایت کنید بپرهیزید. ارسال درخواست به‌خودی‌خود تاریخی را رزرو نمی‌کند، قیمتی را تعیین نمی‌کند یا خریدی را تأیید نمی‌کند، مگر آنکه فرایند واقعی شما چنین باشد. یک جمله ساده درباره مرحله بعد از سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.
کل مسیر را آزمایش کنید
فرم یا پیوند را در تلفن و رایانه رومیزی بررسی کنید. برای فرم، اعتبارسنجی، پیام تأیید و محل مشاهده پیام توسط مالک را بررسی کنید. برای پیوند ایمیل، نشانی دقیق را بررسی کنید. پیش از اتکا به مسیر موردنظر، از فردی خارج از حساب‌هایی که خودتان به آن‌ها وارد شده‌اید بخواهید آن را امتحان کند.
در VollSite، درخواست‌های عمومی از طریق وب‌سایت منتشرشده دریافت می‌شوند و در فضای کاری مالک نمایش داده می‌شوند. درخواست پروژه Custom، درخواستی جداگانه برای بررسی دستی است و به‌معنای دریافت خودکار قیمت نیست. در متن خود، درخواست‌های بازدیدکنندگان وب‌سایت را از درخواست‌ها به VollSite متمایز کنید. صندوق ورودی خود را مرتب بررسی کنید و اگر دیگر نمی‌توانید از راه ارتباطی اعلام‌شده پاسخ دهید، سایت را از دسترس خارج کنید یا روش تماس را به‌روزرسانی کنید.