ઉપયોગી સેવા-વર્ણનમાં ગ્રાહકની સમસ્યા, તમે શું આપો છો અને આગળનું પગલું કેવી રીતે લેવું તે સમજાવેલું હોય છે. મુલાકાતીઓને તમારા આંતરિક નામો અથવા ઉદ્યોગમાં વપરાતા ટૂંકાક્ષરો સમજાશે એવું માની ન લો. પાનું સમજવા માટે કોઈને તમારો સંપર્ક કરવો ન પડે; તેઓ પોતે નક્કી કરી શકે કે સેવા તેમના માટે ઉપયોગી છે કે નહીં.
ગ્રાહકની પરિસ્થિતિથી શરૂઆત કરો
સેવા કોને મદદરૂપ થાય છે તે વિશે ટૂંકું વાક્ય લખો. “શિયાળા દરમિયાન રાખેલી સાઇકલ માટેની સામાન્ય સર્વિસ” સમજાવ્યા વગર આપેલા પૅકેજના નામ કરતાં સમજવામાં સરળ છે. જો કોઈ મહત્ત્વની બાકાત બાબતો અથવા પૂર્વશરતો હોય, તો સંપર્ક ફૉર્મ પછી છુપાવવાને બદલે વર્ણનની નજીક જ જણાવો.
શું સામેલ છે તે સમજાવો
તમે ખરેખર આપો છો તે સેવાના ભાગોની યાદી બનાવો. વિગતો એટલી આપો કે અપેક્ષાઓ સ્પષ્ટ થાય, પરંતુ આંતરિક કામગીરીની સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા ન બની જાય. મૂલ્યાંકન પછી કામમાં ફેરફાર થતો હોય, તો કામનો વ્યાપ કેવી રીતે નક્કી કરશો તે સમજાવો. તૈયાર થયેલી ભાષામાં ખાતરીપૂર્વકના પરિણામો, નિશ્ચિત સમયમર્યાદા અથવા તમે આપવા સંમત ન થયા હો એવી વધારાની સેવાઓ સૂચવાતી ન હોવી જોઈએ.
કિંમતો વિશે પ્રામાણિક રહો
સેવાની ખરેખર નિશ્ચિત કિંમત હોય ત્યારે તે દર્શાવો. ખર્ચ કામ પર આધારિત હોય, તો અંદાજ આપવા માટે તમારે કઈ માહિતી જોઈએ તે સમજાવો. “આટલાથી શરૂ” થતી કિંમતનો વ્યાપ સ્પષ્ટ અને અર્થપૂર્ણ હોવો જોઈએ; અનિવાર્ય શુલ્ક છુપાવવા માટે તેનો ઉપયોગ ન કરો. તમારા વ્યવસાયને લાગુ પડતી કિંમતો અને ગ્રાહક-સંબંધિત જવાબદારીઓ અંગે યોગ્ય સલાહકાર સાથે સમીક્ષા કરો.
સ્પષ્ટ આગળનું પગલું જણાવો
મુલાકાતીઓને કહો કે તેમણે ટૂંકી પૂછપરછ મોકલવી, કામકાજના સમયમાં ફોન કરવો કે બુકિંગની લિંક અનુસરવી. તેઓ તમારો સંપર્ક કરે પછી શું થશે તે સમજાવો. જો તમે વિનંતીઓની જાતે સમીક્ષા કરતા હો, તો આ પગલાને તરત બુકિંગ અથવા ખરીદી ન કહો.
VollSite માં, તમારી સેવા અંગેની વાસ્તવિક હકીકતો અને જાહેર કિંમતો હોય તો તે જવાબો અથવા વધારાની વિગતો તરીકે ઉમેરો. વિકલ્પોની સરખામણી સહેલી બને એવું લેઆઉટ માગો. તૈયાર થયેલા પાનામાં પુનરાવર્તિત વર્ણનો, ઘડી કાઢેલા પૅકેજ અને અસ્પષ્ટ બટનો છે કે નહીં તેની સમીક્ષા કરો. ઑનલાઇન ચુકવણીઓ, ઉપલબ્ધતાની લાઇવ માહિતી અને ખાનગી ગ્રાહક-કાર્યપ્રવાહ માટે અલગથી Custom સમીક્ષા જરૂરી છે; જાહેર સેવા-પરિચયમાં એવું ન દર્શાવો કે આ સિસ્ટમો પહેલેથી જ કાર્યરત છે.